Passwortbuch: Passwörter aufschreiben, aber sicher

Der Kassenbon mit dem WLAN-Code. Der Post-it am Monitor. Die Notiz-App, die „Passwörter NEU final 2″ heißt. Irgendwo dort wohnen deine 30 Zugangsdaten, und keins davon ist sicher. Ein Passwortbuch räumt das Chaos auf. Aber macht es deine Konten auch sicherer? Kommt drauf an, wie du es benutzt. Hier bekommst du die ehrliche Antwort, inklusive der Stellen, an denen ein Buch aus Papier verliert.

Was ist ein Passwortbuch?

Ein Passwortbuch ist ein Notizbuch, in dem du deine Zugangsdaten von Hand einträgst, meist sortiert nach einem Register von A bis Z. Es ersetzt lose Zettel durch ein festes System. Es funktioniert ohne Strom, ohne App und ohne Konto bei irgendeinem Anbieter.

Pro Eintrag notierst du typischerweise Dienst, Webadresse, Benutzername und Passwort, oft auch Platz für Notizen. Das Register sorgt dafür, dass du Netflix unter N findest und nicht erst das halbe Buch durchblätterst. Klingt banal. Wer schon einmal fünf Minuten nach dem Login eines Onlineshops gesucht hat, den er einmal im Jahr braucht, weiß, dass es das nicht ist.

Ist ein Passwortbuch sicher?

Ein Passwortbuch ist so sicher wie der Ort, an dem es liegt, und wie das, was drinsteht. Das Bundesamt für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI) verbietet das Aufschreiben nicht. Es verlangt aber, dass Notiertes gut unter Verschluss bleibt.

Wörtlich schreibt das BSI in seinen Hinweisen zum Umgang mit Passwörtern: Passwörter sollten „niemals unverschlüsselt auf dem PC abgelegt werden oder auf dem berühmten Notizzettel am Bildschirm kleben“. Wer sie notieren will, soll sie „gut unter Verschluss halten“. Für Menschen mit vielen Konten empfiehlt das BSI ausdrücklich einen Passwort-Manager.

Übersetzt heißt das: Ein Buch in der Schreibtischschublade ist besser als der Post-it am Bildschirm. Ein Buch in der Handtasche ist ein Risiko. Und ein Passwortbuch, in dem alles im Klartext steht, ist ein Generalschlüssel für jeden, der es findet.

Wo das Passwortbuch stark ist

• Kein Online-Angriff: Kein Angreifer im Netz kommt an dein Papier. Schadsoftware auf deinem Rechner liest es nicht aus.
• Kein Technikfrust: Kein Update, kein Absturz, kein vergessenes Masterpasswort, das dich aus allem aussperrt.
• Übersicht: Du siehst auf einen Blick, wo du überall Konten hast. Das allein bringt viele dazu, Passwörter endlich einzeln zu vergeben.
• Einfach für alle: Wer mit Apps fremdelt, etwa Eltern oder Großeltern, legt sofort los.

Wo das Passwortbuch schwach ist

• Verlust: Brennt die Wohnung, ist das Buch weg. Eine Sicherungskopie gibt es nur, wenn du sie selbst anlegst.
• Einbruch und Mitbewohner: Wer in deiner Wohnung ist, kann darin blättern. In der WG ist das kein theoretisches Problem.
• Kein Schutz vor Phishing: Ein Passwort-Manager warnt, wenn die Adresse einer Seite nicht passt. Dein Buch merkt nichts.
• Tippen statt Einfügen: Lange Zufallspasswörter von Hand abzutippen nervt. Die Versuchung wächst, doch wieder „Sommer2024!“ zu nehmen.

Die ehrliche Bilanz: Ein Passwortbuch ist nicht „sicherer als jede Cloud“. Es schützt vor anderen Gefahren als ein digitaler Tresor und hat eigene Schwachstellen. Entscheidend ist, wie du es führst.

Passwortbuch, Passwort-Manager oder Zettel: der Vergleich

Für die meisten Menschen mit vielen Konten ist ein Passwort-Manager die stärkste Lösung, ein gut geführtes Passwortbuch die solide analoge Alternative. Der lose Zettel verliert in jeder Disziplin. Die Tabelle zeigt, wo die Unterschiede liegen.

Kriterium	Passwortbuch	Passwort-Manager	Loser Zettel
Schutz vor Online-Angriffen	hoch, liegt offline	hoch bei gutem Masterpasswort und aktueller Software	hoch, liegt offline
Schutz bei Verlust oder Diebstahl	gering im Klartext, besser mit eigenem Code	hoch, Daten sind verschlüsselt	sehr gering
Ordnung und Wiederfinden	gut mit A-Z-Register	sehr gut, Suchfunktion	schlecht
Starke Passwörter erzeugen	von Hand	eingebauter Generator	von Hand
Warnung vor Phishing	nein	ja, prüft die Webadresse	nein
Backup	nur selbst gemacht	je nach Anbieter automatisch	nein
Einstieg	sofort, ohne Technik	Einrichtung nötig	sofort

Das BSI beschreibt Passwort-Manager in seiner Übersicht zu Passwort-Managern übrigens selbst als eine Art Notizbuch, das in einer Schublade eingeschlossen ist. Es nennt auch die Kehrseite: Wer das Masterpasswort verliert, verliert unter Umständen den Zugang zu allem. Browser-eigene Speicher hält das BSI für angreifbarer als eigenständige Programme. Bei Cloud-Lösungen vertraust du deine Daten einem Anbieter an; prüfe also, wo er sie speichert.

Passwörter aufschreiben: So nutzt du ein Passwortbuch sicher

Schreib nie das vollständige Passwort in Klartext auf, bewahre das Buch eingeschlossen zu Hause auf und schalte überall die Zwei-Faktor-Authentisierung ein. Mit diesen drei Regeln schließt du die größten Lücken. Die übrigen Tipps machen dein System robust.

1. Nur Teile notieren. Schreib einen Teil des Passworts auf und ergänze den Rest nach einer Regel, die nur in deinem Kopf existiert. Findet jemand das Buch, hält er Bruchstücke in der Hand.
2. Keine leicht erratbare Regel. Dein Geburtsjahr steht bei Instagram, der Name deines Hundes auch. Das BSI rät von vorhersehbaren Mustern ab, etwa Ziffern nur ans Ende zu hängen oder Tastaturfolgen wie „asdfgh“.
3. Für jeden Dienst ein eigenes Passwort. Ein Passwort für mehrere Konten nennt das BSI „bequem, aber dennoch nicht zu empfehlen“. Fällt ein Shop einem Datenleck zum Opfer, probieren Angreifer die Kombination sonst überall aus.
4. Lang oder komplex. Laut BSI-Seite Sichere Passwörter erstellen taugen 8 bis 12 Zeichen aus vier Zeichenarten oder 20 bis 25 Zeichen aus zwei Zeichenarten, etwa eine Reihe von Wörtern.
5. Fester Ort, unter Verschluss. Abschließbare Schublade oder Kassette statt Küchentisch. Das Buch bleibt zu Hause und reist nicht im Rucksack mit in die Uni.
6. Zwei-Faktor-Authentisierung aktivieren. Das BSI rät, sie einzuschalten, sobald ein Dienst sie anbietet, besonders bei Online-Banking, Shopping, E-Mail und Social Media. Dann reicht ein gefundenes Passwort allein nicht zum Einloggen.
7. Sofort ändern bei Verdacht. Gibt es Hinweise, dass Unbefugte ein Passwort kennen, änderst du es. Auch das empfiehlt das BSI. Trag die neue Version gleich ins Buch ein.
8. Das E-Mail-Konto zuerst. Über dein Postfach setzt man fast alle anderen Passwörter zurück. Gib ihm das stärkste Passwort und die Zwei-Faktor-Authentisierung.

Ordnung bei Passwörtern spart übrigens auch Zeit. Wer nicht bei jedem Login „Passwort vergessen“ klickt, gewinnt Minuten zurück. Mehr Ideen dafür findest du in unseren 10 Wegen zu mehr Effizienz im Alltag.

Passwortbuch oder Passwort-Manager: Was passt zu dir?

Hast du viele Konten auf mehreren Geräten, nimm einen Passwort-Manager. Willst du keine App, oder richtest du Zugänge für Eltern und Großeltern ein, ist ein Passwortbuch mit eigenem Code die bessere Wahl als jeder Zettel. Beides lässt sich auch kombinieren.

Ein Passwortbuch passt zu dir, wenn du Technik misstraust, wenn dir das Masterpasswort Angst macht oder wenn du Zugänge für jemanden verwaltest, der mit Apps nicht klarkommt. Ein Passwort-Manager passt, wenn du zwischen Laptop, Handy und Uni-Rechner springst und lange Zufallspasswörter per Klick einfügen willst.

Viele fahren zweigleisig: Der Manager verwaltet die Alltagslogins, das Buch in der Schublade hält die Notfalldaten fest, etwa Hinweise auf das Masterpasswort oder Wiederherstellungscodes. Auch hier gilt: nur Bruchstücke, nie den kompletten Schlüssel.

Das smilinknotes-Passwortbuch mit Register

Unser Passwortbuch kombiniert ein A-Z-Register mit Seiten, auf denen du dein eigenes Verschlüsselungssystem aufbaust. Du trägst deine Passwörter also nicht 1:1 ein, sondern nach deinem persönlichen Code. Genau die Schwachstelle klassischer Passwortbücher, den Klartext, wollten wir damit loswerden.

Wir sind selbst notorische Passwort-Vergesser. Die Passwortbücher, die wir fanden, hatten alle dasselbe Problem: Da stehen die Passwörter drin. Manche sehen ein Stichwort vor, aus dem man das Passwort ableitet. Doch auch das Stichwort steht im Klartext und verrät womöglich zu viel. Also haben wir unser eigenes gebaut.

So funktioniert der eigene Code

Jede Seite enthält Symbole, Ziffern, Buchstaben, eine geometrische Figur und die Seitenzahl. In eine Klammer schreibst du nur einen Teil deines Passworts. Den Rest davor, dahinter oder an beiden Stellen denkst du dir nach einer festen Regel dazu, die sich aus den Elementen der Seite ergibt.

Ein Beispiel: Vor die Klammer kommt eine nur dir bekannte Zahl plus die Anzahl der Kanten der Figur. Hinter die Klammer kommt ein Sonderzeichen, das die erste Ziffer der Seitenzahl bestimmt. Aus „Blumentopf“ in der Klammer wird so etwa „71Blumentopf%“. Im Buch steht nur „Blumentopf“. Die Regel steht nirgends.

Wichtig ist, dass dein System stabil bleibt: immer dieselbe Ausgangszahl, immer dieselbe Logik. Und wähle dafür nichts, was jemand über dich herausfinden kann. Das eigene Geburtsjahr ist bequem, aber leicht zu erraten. Eine Glückszahl, die niemand kennt, ist besser. Zugegeben: Das Einrichten macht anfangs etwas Arbeit. Du trägst deine bisherigen Passwörter in die Klammern ein und änderst sie dann bei den Diensten nach deinem System.

Die Details

• Platz für bis zu 297 Zugangsdaten, von der E-Mail bis zum Online-Banking
• A-Z-Register: Amazon unter A, Netflix unter N
• Taschenbuch im Format 15,2 x 22,9 cm, auf Deutsch
• Gut lesbare Schrift und dezentes Design
• Weblink mit Tipps zur Passwortsicherheit und Ideen für dein Verschlüsselungssystem

Das Buch eignet sich auch für Eltern und Großeltern, die Zugangsdaten lieber schwarz auf weiß verwalten, und für Angehörige, die beim Ausfüllen helfen. Ehrlich bleibt aber: Auch mit Code gehört es unter Verschluss, und die Zwei-Faktor-Authentisierung ersetzt es nicht.

Hier findest du es: das smilinknotes-Passwortbuch bei Amazon. Unsere anderen Notizbücher und Journals siehst du unter Journals & mehr, zum Beispiel ein Lerntagebuch fürs Semester.

FAQ zum Passwortbuch